Mijn ultieme stappenplan voor de perfecte planning

Al die opgestapelde artikelen die je nog moest lezen of een oneindig lange to-do lijst wat je maar op de spreekwoordelijke hielen blijft zitten. Als plannen niet je sterkste kant is, dan ben je vast niet de enige. Zelf vind ik het daarentegen geweldig om alles overzichtelijk op papier te zetten, is Lena mijn tweede naam en is ook mijn bijbaantje als studiebegeleider niet voor niets geweest. Maar nu het bij mij een wat drukkere periode gaat worden is dit ook voor mij een obstakelpuntje. Voor jou ook? Lees dan mijn ultieme stappenplan voor het maken van de perfecte planning!

Eén. Wat is het doel? 

Iets waar de meesten vaak geen aandacht aan besteden, maar wat juist zo belangrijk is, is het uiteindelijke doel. Dat kan vier kilo afvallen zijn, een 8 voor je essay pakken of gewoon een voldoende halen voor dat eeuwig-achtervolgende hertentamen. Als je meer taken hebt dan tijd of door de bomen het bos even niet meer ziet kun je altijd nog terugvallen op dit doel. Heeft het zin om dat hele boek door te spitten als je maar 2 uur de tijd hebt of kun je het beter globaal doorkijken? Moet je alle colleges terugkijken of kun je beter de slides bekijken? Als je dit toetst aan het doel gaat prioriteiten stellen ook een stuk makkelijker!

Twee. Wat moet je doen om dit doel te bereiken?

STUDIE | Wanneer je het doel eenmaal duidelijk hebt, vind ik het altijd handig om op te schrijven wat je allemaal moet en kunt doen om dit doel te bereiken. Ga je alle colleges terugkijken, elk hoofdstuk samenvatten of artikelen markeren, schrijf het allemaal op. Handig om dit meteen duidelijk op te schrijven (welk hoofdstuk/college/artikel precies?) en te verdelen.
LIFE | Soms helpt het opschrijven van alles wat je op dit moment moet doen of in je hoofd zit alleen al om je stresslevel drastisch te tackelen. Wanneer je denkt dat je zwemt in de taken en vervolgens alles opschrijft, zie je dat dit meestal best wel mee valt. Een handige app hiervoor is Workflowy, om goed te ordenen wat je voor welk doel moet doen en dit te verdelen in subtaken (of zelfs sub-subtaken!). Heel erg handig en overzichtelijk!

Drie. Hoe lang doe je hierover? 

STUDIE | Ik vind dit zelf altijd een lastige, aangezien ik vooral in de eerste week van een periodeblok altijd even aan het struggelen ben met het inschatten: hoeveel tijd ben ik kwijt aan het schrijven van die opdracht, hoe lang doe ik over het lezen van één hoofdstuk uit dit boek, etc. Wanneer je niet precies weet hoe lang je over iets doet kun je eens bijhouden hoelang je precies doet over een specifieke taak.  De app toggl doet dit ook heel erg handig voor je.
LIFE | Wees wel realistisch bij het inschatten van de tijdsduur. Het demotiveert alleen maar als je telkens voorbij de deadline bent en iets niet lukt volgens planning, je kunt je tijd beter wat ruimer inschatten dan dat je een hele scherpe schatting maakt en dit vervolgens nooit behaalt.

Vier. Wanneer heb je hier tijd voor (en kun je hier tijd voor maken)?

STUDIE | Voordat je begint met plannen is het handig om even te kijken op welke momenten je alle taken die je bij stap twee hebt opgeschreven kunt afwerken. Hierbij is het dus handig als je weet hoelang je ermee bezig bent!
LIFE |  Begin eens met de taken die al maanden op je to do lijst staan of dingen waar je ontzettend tegen op kijkt. Als je deze open laat blijf je constant maar een pressure voelen dat er altijd nog iets is wat je moet doen (als dat niet zo was had het er namelijk niet op gestaan). Wanneer je dit wel doet voel je je meteen goed en krijg je motivatie en energie om nog meer taken af te werken!

Vijf. Plannen maar!

STUDIE | Als je weet wat je moet doen en wanneer je dit kunt doen is het tijd voor het echte werk: het inplannen! Bij het plannen werk ik vaak vanaf de deadline terug naar het moment dat je begint. Dan plan ik de (laatste) dag(en) voor de deadline bijvoorbeeld in om alles te herhalen en werk ik vanaf daar naar voren met bijvoorbeeld het laatste college, etc. Op die manier kan ik meteen kijken wanneer ik moet beginnen.
LIFE | Soms krijg je gedurende de dag een taak die je van tevoren niet had ingepland. Dit zijn zogeheten ad hoc taken en moeten vaak meteen afgehandeld worden. Ik kom hier vaak mee in aanraking bij mijn bestuursjaar, bijvoorbeeld als je een mailtje of belletje krijgt van iemand, wat je eigen planning in de war kan brengen. Hoe ga je hiermee om? Pak je hem meteen aan, of laat je hem wachten totdat je klaar bent met je eigen planning? Een bekende regel bij zo'n ad hoc taak is dat als hij binnen twee minuten afgehandeld kan worden, dat je hem dan het beste meteen kan oppakken. Die reactie op dat ene mailtje kun je dus best meteen beantwoorden, zonder dat je je hele planning drastisch hoeft om te gooien.
Als je weet dat je veel ad hoc taken op een dag tegen kunt komen, kun je misschien een momentje(s) inplannen om dit soort taken af te handelen. Bijvoorbeeld tussen twee grotere taken in, dat je even een kwartiertje besteed aan de (opgestapelde) ad hocs. Vaak heb je met dit soort taken ook te maken met je omgeving (anderen die je mailen, bellen, vragen om even wat te regelen). Je kunt het dan best later afhandelen, maar laat dan wel even weten dat en op welk moment je dit later even gaat doen en zeg ook meteen als het is afgehandeld.

Tips

⟡ zorg dat je je taken op de een of andere manier kunt afstrepen, of dat nou markeren is of aanvinken, het gevoel dat je iets hebt afgehandeld en klaar is, is de meest grote motivator als het gaat om het bijhouden van je planning! Een kleine beloning bij een zware taak helpt overigens ook erg goed (bij mij vaak in de vorm van eten…). Een prima excuus voor dat stukje chocola wat op je ligt te wachten.
⟡ De app Wunderlist is mijn beste vriend als het gaat om lijstjes, ik zet er echt alles in. Je kunt heel makkelijk mapjes maken en ook hier subtaken aan je taken toevoegen. Daarnaast kan je taken herhalen. Worden mijn plantjes ook weer blij van nu ik nooit meer vergeet om ze water te geven.  
⟡ Sinds een aantal jaar maak ik alleen nog maar gebruik van een ‘digitale’ agenda. Ik snap echt niet waarom ik niet eerder ben overgestapt want ‘Oh ik heb mijn agenda niet bij mij’ of ‘dat moet ik even kijken als ik thuis ben’ is compleet verleden tijd. Zelf heb ik hem gesynchroniseerd met mijn outlook en iphone, waardoor ik op elk moment kan kijken en dingen kan toevoegen. Ideaal.
⟡ Het categoriseren van bepaalde projecten helpt vaak om meer overzicht te houden. In mijn agenda voer ik dit systeem al in: groen is studie, geel is bestuur, oranje is werk, blauw is privé en paars is sport (verklaart meteen waarom ik soms nogal wat paars mis in mijn systeem). Je ziet dan in een oogopslag wat er moet gebeuren en voor welke categorie. En het is natuurlijk een stuk vrolijker!