Eén. Wat is het doel?
Twee. Wat moet je doen om dit doel te bereiken?
LIFE | Soms helpt het opschrijven van alles wat je op dit moment moet doen of in je hoofd zit alleen al om je stresslevel drastisch te tackelen. Wanneer je denkt dat je zwemt in de taken en vervolgens alles opschrijft, zie je dat dit meestal best wel mee valt. Een handige app hiervoor is Workflowy, om goed te ordenen wat je voor welk doel moet doen en dit te verdelen in subtaken (of zelfs sub-subtaken!). Heel erg handig en overzichtelijk!
Drie. Hoe lang doe je hierover?
LIFE | Wees wel realistisch bij het inschatten van de tijdsduur. Het demotiveert alleen maar als je telkens voorbij de deadline bent en iets niet lukt volgens planning, je kunt je tijd beter wat ruimer inschatten dan dat je een hele scherpe schatting maakt en dit vervolgens nooit behaalt.
Vier. Wanneer heb je hier tijd voor (en kun je hier tijd voor maken)?
LIFE | Begin eens met de taken die al maanden op je to do lijst staan of dingen waar je ontzettend tegen op kijkt. Als je deze open laat blijf je constant maar een pressure voelen dat er altijd nog iets is wat je moet doen (als dat niet zo was had het er namelijk niet op gestaan). Wanneer je dit wel doet voel je je meteen goed en krijg je motivatie en energie om nog meer taken af te werken!
Vijf. Plannen maar!
LIFE | Soms krijg je gedurende de dag een taak die je van tevoren niet had ingepland. Dit zijn zogeheten ad hoc taken en moeten vaak meteen afgehandeld worden. Ik kom hier vaak mee in aanraking bij mijn bestuursjaar, bijvoorbeeld als je een mailtje of belletje krijgt van iemand, wat je eigen planning in de war kan brengen. Hoe ga je hiermee om? Pak je hem meteen aan, of laat je hem wachten totdat je klaar bent met je eigen planning? Een bekende regel bij zo'n ad hoc taak is dat als hij binnen twee minuten afgehandeld kan worden, dat je hem dan het beste meteen kan oppakken. Die reactie op dat ene mailtje kun je dus best meteen beantwoorden, zonder dat je je hele planning drastisch hoeft om te gooien.
Als je weet dat je veel ad hoc taken op een dag tegen kunt komen, kun je misschien een momentje(s) inplannen om dit soort taken af te handelen. Bijvoorbeeld tussen twee grotere taken in, dat je even een kwartiertje besteed aan de (opgestapelde) ad hocs. Vaak heb je met dit soort taken ook te maken met je omgeving (anderen die je mailen, bellen, vragen om even wat te regelen). Je kunt het dan best later afhandelen, maar laat dan wel even weten dat en op welk moment je dit later even gaat doen en zeg ook meteen als het is afgehandeld.
Tips
⟡ zorg dat je je taken op de een of andere manier kunt afstrepen, of dat nou markeren is of aanvinken, het gevoel dat je iets hebt afgehandeld en klaar is, is de meest grote motivator als het gaat om het bijhouden van je planning! Een kleine beloning bij een zware taak helpt overigens ook erg goed (bij mij vaak in de vorm van eten…). Een prima excuus voor dat stukje chocola wat op je ligt te wachten.⟡ De app Wunderlist is mijn beste vriend als het gaat om lijstjes, ik zet er echt alles in. Je kunt heel makkelijk mapjes maken en ook hier subtaken aan je taken toevoegen. Daarnaast kan je taken herhalen. Worden mijn plantjes ook weer blij van nu ik nooit meer vergeet om ze water te geven.
⟡ Sinds een aantal jaar maak ik alleen nog maar gebruik van een ‘digitale’ agenda. Ik snap echt niet waarom ik niet eerder ben overgestapt want ‘Oh ik heb mijn agenda niet bij mij’ of ‘dat moet ik even kijken als ik thuis ben’ is compleet verleden tijd. Zelf heb ik hem gesynchroniseerd met mijn outlook en iphone, waardoor ik op elk moment kan kijken en dingen kan toevoegen. Ideaal.
⟡ Het categoriseren van bepaalde projecten helpt vaak om meer overzicht te houden. In mijn agenda voer ik dit systeem al in: groen is studie, geel is bestuur, oranje is werk, blauw is privé en paars is sport (verklaart meteen waarom ik soms nogal wat paars mis in mijn systeem). Je ziet dan in een oogopslag wat er moet gebeuren en voor welke categorie. En het is natuurlijk een stuk vrolijker!
Geen opmerkingen
Een reactie posten